Pour se prémunir contre les problèmes, rien de tel qu’une bonne communication. Un moyen efficace pour contrôler vos entrées d’argent est de mettre sur papier, de façon claire et précise, les conditions que doivent respecter vos clients. Avez-vous une politique écrite? Faites-vous des contrats? Cela serait judicieux. Laissez une «trail» de papiers derrière vous.
Pour mettre sur pied des conditions de paiements, pas besoin d’avoir la tête à Papineau. Sans avoir une bible à faire lire, vous pourriez prendre deux minutes avant de commencer un mandat pour un client et lui faire signer un formulaire sur lequel il aurait à «initialer» la nature du travail, le coût des matériaux et à cocher qu’il comprend et accepte les termes de votre politique, à l’endos.
Ces termes peuvent comprendre les conditions de paiement ou les déboursés négociés. Par exemple : les marchandises vendues sont payables sur livraison, les services rendus sont payables dans les 30 jours suivant la date de facturation ou selon différentes phases de réalisation de travaux, le versement d’un acompte de 20% du montant de l’estimation est payable avant le début des travaux, tout retard de paiement entraîne des intérêts de 19%/an, vos frais de stationnement sont remboursés, le frais d’ouverture de dossier est de 15$, les photocopies sont 10 sous par copie, etc.
Vos conditions vous permettent de ne plus avoir à assumer vous-même le financement de sommes importantes et prennent en considération les conditions de paiement de vos fournisseurs. Elles peuvent aussi mentionner que si des défis particuliers surviennent vous êtes autorisé à modifier la soumission initiale afin d’effectuer des changements pour répondre aux besoins selon ces exigences.
Facturez rapidement et régulièrement compte aussi pour beaucoup. Par exemple, vous verrez la différence si vous travaillez sur un gros chantier : vous faire payer à la semaine, plutôt qu’à la toute fin vous évitera d’être à court de liquidités.
Toujours dans l’esprit de faire couler l’encre, n’oubliez pas de bien indiquer les déboursés sur votre facture et le délai de paiement... Pourquoi ne pas y faire imprimer votre politique aussi?
Et si vous avez des rappels à faire, faites-le aussi par écrit. Envoyez des états de compte. Il s’agit de modifier votre facture en remplaçant le mot facture par état de compte et de préciser la date d’émission.
Vous verrez, au tribunal, la plume est plus forte que l’épée.